采购合同文档管理办法

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文件编号
XZ-015-02
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4
标题：采购合同文档管理办法
版  本
1.0
采购合同文档管理办法
为进一步规范公司合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、科学化，特制定本办法。
一、定义
本制度所指的采购合同档案是公司在采购业务经营中形成的各种协议、 合同文本 （不包含劳动合同）。
二、 合同档案管理原则
1、 合同档案实行公司技术部集中统一管理原件，合同电子档和复印件，以确保档案的完整、完全和有效利用。
2、 技术部应指定专人负责统筹、协调、保管公司所有合同文档并编制存档记录，综合部负责监督指导各部门的合同管理工作。
3、 需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门，为合同承办部门，公司授权于承办部门的合同项目的经手人为合同签订代表，与合作商签订合同。
三、采购合同分类、编制与审批
1、针对我公司作为甲方需采购物资的，使用公司采购合同模板。
2、采购及销售类合同采用统一的标准格式和条款，由技术部进行合同编码，由公司总经办、综合部、共同拟定与审阅。
采购合同应至少包括但不限于以下内容：
合同编码，供需双方全称、签约时间,签约标准地点为成都，纠纷仲裁部门及诉讼法院为我公司所在地相关部门；
产品名称、规格、定价方式、数量；
运输方式、供货周期、运费承担、交货地点、验收及售后保修；
付款方式及付款期限；
免除责任及限制责任条款；违约责任及赔偿条款；
合同期限；合同双方盖合同章生效等。
进行采购销售谈判时，可根据实际需要对采购销售合同部分内容做出修改，也可根据对方提供的合同参考我公司合同模板的主要内容拟定，报公司管理层审批后，方可与合作商签订合同。
三、采购合同签批流程
1、针对项目业务人员直接对供应商采购的情况，项目业务人员负责所跟踪项目的有关合同沟通与拟定，交由商务采购人员审核合同，在由商务采购人员分别交由综合部审核合同款项内容，交由技术部负责人审核产品技术参数，并报总经理审批，金额在2万以下的不用请总经理审批，但是最终版合同需抄送总经理；审批通过的合同，公司授权于项目业务人与合作单位签订并盖章；
2、针对项目业务人员提出采购需求的，需要商务采购认定原询价采购的情况，需给商务采购人员邮件形式交代好具体需求（配置 参数 时间要求 数量等情况）。商务采购人员在做相应的询价对比表反馈给项目业务人员并抄送到相关人员（技术部负责人）金额5000元以上需报总经理，选择合适的供应商再走以上商务采购流程；
3、针对项目业务人员在京东和淘宝直接采购的情况，京东下单使用公司统一账号，把选购好的所需物品放到购物车里面，发邮件请xx付款，并抄送给相关人员（财务 商务采购 项目经理 技术负责人等），付款后跟踪到货和报账以及发票收回事宜； 如在淘宝采购，需把选购好的所需物品邮件反馈给XX提付款申请，邮件包括链接，数量，到货地址收件人等信息，如果没有发票，项目业务人员需配合王朗一起提供可抵扣的发票用于报账。
4、技术部收到合同原件后，负责报备登记，并保存成册，将统计好的合同电子明细档传送于SVN和Sharepoint，由财务人员负责登记合同对应的票据及款项情况；
5、商务采购人员将实时跟踪的合同原件、对应的票据、款项收付情况及时反馈于该合同的项目业务人员，由商务采购人员财务协助其跟踪。
6、采购流程图如下：
1.针对项目经理直接给供应商接洽的情况
技术主管
技术主管审核产品技术参数
项目经理拟定合同
项目经理拟定合同
商务采购人员审核合同
总经理审批
综合部审核商务条款
综合部审核商务条款
付款申请，跟踪到货，发票跟踪
付款申请，跟踪到货，发票跟踪
商务专员扫描合同原件留存
同供应商签订合同
同供应商签订合同并抄送财务等相关人员
2.针对项目经理直接提出采购需求的情况的情况
技术主管审核产品技术参数
技术主管审核产品技术参数
商务采购人员询价，拟定合同项目经理
商务采购人员询价，拟定合同
项目经理提出采购需求
总经理审批
综合部审核商务条款
综合部审核商务条款
付款申请，跟踪到货，发票跟踪商务专员扫描合同原件留存
付款申请，跟踪到货，发票跟踪
商务专员扫描合同原件留存
同供应商签订合同并抄送财务等相关人员
同供应商签订合同并抄送财务等相关人员
3.针对项目经理直接在京东淘宝购买所需物品的情况
项目业务人员京东选购所需商品，使用统一公司账号，放在购物车里面付款，并跟踪发票事宜，项目业务人员收货
项目业务人员京东选购所需商品，使用统一公司账号，放在购物车里面
付款，并跟踪发票事宜，项目业务人员收货
发邮件，请求付款，并抄送给财务等相关人员
项目
项目业务人员发出采购需求
项目业务人员淘宝选购所需商品，使用私人账号付款，并跟踪发票事宜，项目业务人员
项目业务人员淘宝选购所需商品，使用私人账号
付款，并跟踪发票事宜，项目业务人员配合找发票
发邮件附链接和具体数量，请求王朗付款，并抄送给财务等相关人员
流程解读：
四、合同文档的管理办法
1、 合同文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。
2、 合同编号规则：合同签署年、月份（六位）－ 顺序号（三位） 。示例： 201507－001（2015年 7 月份第 1 号合同）
3、各相关部门和综合部依其职能对合同订立、履行、变更、解除全过程进行监察、审计。
4、公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出要约，作出承诺，签订合同或具有履约性质的书面文件。
5、合同管理专员和财务应分别建立合同台账，实行履行跟踪报告责任制，包括合同票据及款项履行的情况记录，并每月核对一次，若发现相关合同的文档未履行情况及时与该合同的项目业务人员沟通处理。
6、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因， 及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上的，综合部应将其中仍执行或未付款的合同清理另册保管，已履行完毕的合同协议，由综合部及财务部甄别并予以归案。
7、 采购类合同应分类别按年装订成册，保存十年以作备查。保存十年以上的，已结算完成的合同经总经理批准，作销毁处理。
8、 综合部要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单，以有效开展合同文档的查询、利用工作。
9、 各部门员工可在综合部查阅相关合同电子档信息，确因工作需要须借出查阅合同原件者且当时无法返还者，须进行合同借出登记，方可在综合部办理相关借阅手续。借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。
10、 合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。
11、 合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。
12、 已签署的合同应明确支付方式及付款时间，并交予财务登记，做好账款及票据信息的登记与跟踪。
四、附则
本管理办法自发布日起开始生效实施，解释权归综合部所有。
                                            XX科技有限公司
                                          二0XX年X月X日